Sibling Rivarly? Microsoft Access par rapport à Excel

La vie est plus complexe que jamais. Pour illustrer mon propos, prenons l'exemple suivant. Il ya dix ans quand vous avez besoin de trouver un numéro de téléphone, vous pouvez tout simplement aller à la famille tiroir d'ordure et de saisir "Le carnet d'adresses." Aujourd'hui, si vous habitez dans une grande ville ou la banlieue, vous avez probablement un choix de trois ou plusieurs marques d'annuaires téléphoniques divisé en au moins deux volumes, résidentiels et d'affaires, avec l'un ou l'autre contenant le gouvernement a toujours la section de confusion répertoire. Ou, vous pouvez utiliser votre ordinateur pour effectuer un certain nombre de recherches sur Internet et de trouver le numéro de téléphone et une collecte d'informations complémentaires que vous pourriez jamais avoir besoin.

Comme choix de la vie continue d'augmenter, il en ira le niveau de complexité. Semblable à un dilemme numéro de téléphone, à savoir choisir entre la gestion de vos données avec Microsoft Access ou Microsoft Excel peut représenter un défi similaire. Ces deux produits vous permettent de saisir, conserver, manipuler et imprimer des données. Les deux produits, et leurs concurrents, sont relativement peu coûteux à l'achat. Alors, quel produit est le meilleur? Les informations suivantes sur le site Web Microsoft Product devrait vous aider à faire le bon choix.

Envisagez le scénario numéro de téléphone présenté plus tôt. Plutôt que de choisir entre plusieurs répertoires téléphoniques, vous avez décidé de construire votre propre répertoire pour stocker des informations sur vos contacts personnels et professionnels. Vous voulez choisir entre un tableur comme MS Excel ou une base de données relationnelle telle que MS Access. Comment déterminez-vous quel programme utiliser?

Pour être précis, Excel et autres logiciels de tableurs ne sont pas des systèmes de gestion de bases de données (généralement appelées bases de données relationnelles). Tableur stocke les données en lignes et en colonnes appelées feuilles de calcul. Les zones de la feuille de calcul où les lignes et les colonnes se croisent sont appelées cellules. L'utilisation la plus courante des feuilles de calcul consiste à gérer des informations de base telles que numéros de téléphone, les noms des employés, des données financières, des calculs, etc

Accès, et d'autres bases de données relationnelles logiciels de stocker des données dans des tableaux qui ressemblent à des feuilles de calcul, mais fonctionnent très différemment. Tables, le fondement de toutes les bases de données relationnelles fonctionner à la fois indépendante et interdépendante avec d'autres tables pour permettre à l'utilisateur de base de données pour combiner des données provenant de sources multiples et d'analyser et / ou rapport, des informations de manière quasi illimitées.

Les deux programmes fonctionnent bien pour la gestion des données, mais chacun présente des avantages évidents en fonction du type de données que vous gérez et ce que vous voulez faire avec elle. La clé de votre décision est de savoir si les données sont relationnelles ou non. Si vous pouvez stocker vos données dans une seule table ou feuille de calcul, vous pouvez probablement vous en utilisant Excel ou un autre tableur. Si vos données doivent être stockées en plus d'une table, alors vous avez besoin d'un programme base de données relationnelle comme Access ou un programme de gestion de base de données similaire.

Poursuivons avec l'exemple liste de contacts, si vous allez seulement pour stocker le nom de votre contact, l'adresse et le numéro de téléphone que vous pouvez décider d'utiliser une feuille de calcul simple en utilisant Excel ou un autre produit. Toutefois, si vous prévoyez de stocker des informations supplémentaires telles que des informations personnelles, loisirs, information sur l'emploi, l'histoire achat de cadeaux, des détails de mise en réseau, etc, qui peuvent s'appliquer à plus d'un contact, vous voudrez probablement utiliser Access ou d'une autre base de données relationnelle.